Termo aditivo e apostilamento: qual a diferença nos contratos administrativos?

Na prática da contratação pública, poucas dúvidas aparecem tanto quanto esta: afinal, quando a Administração deve usar termo aditivo e quando basta um apostilamento?

A pergunta parece simples, mas a resposta tem impacto direto na regularidade da execução contratual. Isso porque a Lei nº 14.133/2021 separa, com clareza, as hipóteses em que há alteração contratual propriamente dita daquelas em que existe apenas um registro formal de evento já previsto ou que não modifica a essência do ajuste.

O ponto de partida está justamente nessa distinção. O art. 124, da lei supramencionada, trata das alterações contratuais, enquanto o art. 136 reserva a apostila para registros que não caracterizam alteração do contrato.

O que é termo aditivo

Inicialmente, cumpre mencionar que o termo aditivo é o instrumento usado quando o contrato precisa ser alterado, com fundamento legal e justificativa formal.

Pela lei nº 14.133/2021, os contratos administrativos podem ser alterados nas hipóteses do art. 124, inclusive de forma unilateral pela Administração ou por acordo entre as partes, a depender do caso concreto. Senão vejamos:

Art. 124. Os contratos regidos por esta Lei poderão ser alterados, com as devidas justificativas, nos seguintes casos:

I - unilateralmente pela Administração:

a) quando houver modificação do projeto ou das especificações, para melhor adequação técnica a seus objetivos;

b) quando for necessária a modificação do valor contratual em decorrência de acréscimo ou diminuição quantitativa de seu objeto, nos limites permitidos por esta Lei;

II - por acordo entre as partes:

a) quando conveniente a substituição da garantia de execução;

b) quando necessária a modificação do regime de execução da obra ou do serviço, bem como do modo de fornecimento, em face de verificação técnica da inaplicabilidade dos termos contratuais originários;

c) quando necessária a modificação da forma de pagamento por imposição de circunstâncias supervenientes, mantido o valor inicial atualizado e vedada a antecipação do pagamento em relação ao cronograma financeiro fixado sem a correspondente contraprestação de fornecimento de bens ou execução de obra ou serviço;

d) para restabelecer o equilíbrio econômico-financeiro inicial do contrato em caso de força maior, caso fortuito ou fato do príncipe ou em decorrência de fatos imprevisíveis ou previsíveis de consequências incalculáveis, que inviabilizem a execução do contrato tal como pactuado, respeitada, em qualquer caso, a repartição objetiva de risco estabelecida no contrato.

§ 1º Se forem decorrentes de falhas de projeto, as alterações de contratos de obras e serviços de engenharia ensejarão apuração de responsabilidade do responsável técnico e adoção das providências necessárias para o ressarcimento dos danos causados à Administração.

§ 2º Será aplicado o disposto na alínea “d” do inciso II do caput deste artigo às contratações de obras e serviços de engenharia, quando a execução for obstada pelo atraso na conclusão de procedimentos de desapropriação, desocupação, servidão administrativa ou licenciamento ambiental, por circunstâncias alheias ao contratado.

Em outras palavras, o aditivo serve para formalizar mudança contratual relevante, como prorrogação de vigência, acréscimos ou supressões quantitativas, alteração do regime de execução, modificação da forma de pagamento em determinadas hipóteses e recomposição do equilíbrio econômico-financeiro, quando cabível.

Um ponto importante é que a formalização do termo aditivo não é mero detalhe burocrático. A própria sistemática da Lei nº 14.133/2021 trata o aditamento como instrumento necessário para dar suporte à alteração contratual.

Além disso, a divulgação no Portal Nacional de Contratações Públicas é condição indispensável para a eficácia do contrato e de seus aditamentos.

O que é apostilamento

O apostilamento, por sua vez, tem natureza mais simples. Ele não altera o contrato em sentido jurídico-material. Seu papel é registrar formalmente situações que a lei considera acessórias ou já compatíveis com o ajuste original.

O Tribunal de Contas da União resume bem essa lógica, ao destacar que os registros que não caracterizam alteração do contrato podem ser realizados por simples apostila, dispensada a celebração de termo aditivo.

Entre os exemplos expressamente indicados estão: reajuste ou repactuação previstos no próprio contrato, atualizações, compensações ou penalizações financeiras decorrentes das condições de pagamento, alterações na razão ou denominação social do contratado e empenho de dotações orçamentárias.

Aqui está a chave da diferenciação: o apostilamento não serve para mudar a estrutura do vínculo contratual, mas para documentar efeitos jurídicos que decorrem da própria execução do contrato ou de cláusulas já estabelecidas.

A diferença central entre os dois instrumentos

A distinção pode ser resumida assim: se há alteração do contrato, o caminho é o termo aditivo; se não há alteração contratual, mas apenas registro formal de situação prevista ou acessória, o caminho é o apostilamento.

Na rotina administrativa, isso evita um erro bastante comum: usar apostilamento para situações que, na verdade, exigem aditivo.

Também acontece o inverso, quando a Administração formaliza por termo aditivo algo que poderia ser resolvido por apostila, tornando o procedimento mais burocrático do que o necessário.

Em ambos os casos, a consequência é perda de eficiência e aumento do risco de questionamentos pelos órgãos de controle.

A lógica da Lei nº 14.133/2021 é justamente separar esses instrumentos conforme a natureza do fato ocorrido na execução.

Quando usar termo aditivo na prática

Alguns exemplos ajudam a visualizar melhor.

Prorrogação de prazo

Quando a Administração pretende prorrogar a vigência contratual, em regra está diante de uma modificação do ajuste e deve formalizar a medida por termo aditivo. O próprio ambiente normativo do TCU trata a manutenção e a prorrogação contratual dentro do campo das alterações contratuais, e o manual do PNCP qualifica alteração de vigência como informação típica de termo aditivo.

Acréscimos e supressões

Acréscimos ou supressões quantitativas também exigem termo aditivo, porque afetam diretamente a dimensão econômica e material da contratação. Trata-se de hipótese clássica de alteração contratual.

Reequilíbrio econômico-financeiro

Quando o caso envolver restabelecimento do equilíbrio econômico-financeiro por força maior, caso fortuito, fato do príncipe ou fatos imprevisíveis, o fundamento está no regime de alteração contratual do art. 124, e não no simples apostilamento.

Quando usar apostilamento na prática

Reajuste e repactuação previstos no contrato

Se o contrato já prevê índice, marco temporal e demais critérios para reajuste, a variação do valor contratual pode ser registrada por apostila. O mesmo raciocínio vale para repactuação, quando cabível.

Alteração da razão social da contratada

Se a empresa muda a denominação social, mas permanece a mesma pessoa jurídica, a situação pode ser formalizada por apostilamento, já que isso não representa alteração substancial do contrato.

Atualizações financeiras e dotações orçamentárias

Atualizações, compensações, penalizações financeiras decorrentes das condições de pagamento e registros ligados ao empenho de dotações orçamentárias também entram no campo da apostila.

Apostilamento precisa ser publicado?

Esse é um ponto que costuma gerar debate.

A Lei nº 14.133/2021 afirma, expressamente, que a divulgação no PNCP é condição de eficácia do contrato e de seus aditamentos. O texto legal, portanto, menciona de forma direta o contrato e o termo aditivo.

Ao mesmo tempo, os manuais operacionais do PNCP mostram que, o sistema admite o registro de termo de apostilamento como espécie própria de termo contratual, ao lado do termo aditivo e do termo de rescisão. Isso revela que, do ponto de vista operacional, a plataforma comporta a divulgação desse instrumento.

Em linguagem objetiva, a obrigatoriedade expressa do art. 94 (1) recai sobre contrato e aditamentos, mas o ambiente do PNCP já contempla tecnicamente o apostilamento. Por isso, na prática administrativa, esse tema exige leitura cuidadosa do regime legal e do fluxo adotado pelo órgão ou entidade.

Erros mais comuns na Administração

Um dos erros mais frequentes é tentar formalizar, por apostilamento, uma prorrogação contratual.

Como a prorrogação altera a vigência do ajuste, a hipótese é de termo aditivo, não de simples apostila. O próprio manual do PNCP trata alteração de vigência como qualificação típica do termo aditivo.

Outro erro recorrente é fazer termo aditivo para reajuste contratual já previsto no instrumento original. Nessa hipótese, a lei admite apostilamento, o que torna o procedimento mais coerente com a natureza do ato.

Como decidir corretamente

Antes de escolher o instrumento, vale fazer três perguntas objetivas:

Há mudança real no contrato?

Se a resposta for sim, a tendência é de termo aditivo.

O evento já estava previsto no próprio contrato?

Se a situação decorre de cláusula contratual já existente, como reajuste por índice previamente definido, o apostilamento tende a ser o caminho adequado.

O fato apenas registra uma consequência administrativa ou financeira?

Se for apenas registro formal de atualização, compensação, penalização financeira, mudança de denominação social ou empenho, a lei aponta para a apostila.

Perguntas frequentes

Reajuste sempre é por apostilamento?

Quando o reajuste estiver previsto no próprio contrato, sim, a Lei nº 14.133/2021 admite formalização por apostila.

Prorrogação de vigência pode ser feita por apostilamento?

Não é a via adequada. A prorrogação altera o contrato e deve ser formalizada por termo aditivo.

Mudança de razão social exige aditivo?

Não necessariamente. A alteração da razão ou denominação social do contratado é hipótese legal de apostilamento.

O PNCP aceita apostilamento?

Sim. Os manuais do portal contemplam termo de apostilamento como tipo próprio de termo contratual dentro do sistema.

Em resumo, a escolha entre termo aditivo e apostilamento depende da natureza da modificação pretendida no contrato administrativo.

Quando houver efetiva alteração contratual, com impacto no conteúdo do ajuste, o instrumento adequado será o termo aditivo. Já nas hipóteses em que a lei admite apenas o registro formal de situações acessórias ou previamente previstas, o apostilamento se mostra suficiente.

Compreender essa distinção é essencial para garantir segurança jurídica, regularidade procedimental e maior precisão na gestão dos contratos administrativos.

(1) Art. 94. A divulgação no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP) é condição indispensável para a eficácia do contrato e de seus aditamentos e deverá ocorrer nos seguintes prazos, contados da data de sua assinatura:

I - 20 (vinte) dias úteis, no caso de licitação;

II - 10 (dez) dias úteis, no caso de contratação direta.

§ 1º Os contratos celebrados em caso de urgência terão eficácia a partir de sua assinatura e deverão ser publicados nos prazos previstos nos incisos I e II do caput deste artigo, sob pena de nulidade.

§ 2º A divulgação de que trata o caput deste artigo, quando referente à contratação de profissional do setor artístico por inexigibilidade, deverá identificar os custos do cachê do artista, dos músicos ou da banda, quando houver, do transporte, da hospedagem, da infraestrutura, da logística do evento e das demais despesas específicas.

§ 3º No caso de obras, a Administração divulgará em sítio eletrônico oficial, em até 25 (vinte e cinco) dias úteis após a assinatura do contrato, os quantitativos e os preços unitários e totais que contratar e, em até 45 (quarenta e cinco) dias úteis após a conclusão do contrato, os quantitativos executados e os preços praticados.

§ 4º (VETADO).

§ 5º (VETADO).