O sistema de registro de preços (SRP) é uma das ferramentas mais utilizadas pela Administração Pública brasileira para garantir eficiência, economicidade e planejamento nas compras governamentais.
Previsto na Lei nº 14.133/2021, o mecanismo permite que órgãos públicos mantenham registrado o valor de bens e serviços, com fornecedores previamente selecionados, sem a obrigação imediata de contratação.
Essa estratégia é especialmente eficaz para contratações frequentes ou cujas quantidades não podem ser exatamente estimadas no momento da licitação — como materiais médicos, medicamentos, combustíveis, entre outros itens de consumo contínuo.
O que é o sistema de registro de preços?
Diferente de um contrato tradicional, no qual a aquisição ocorre de forma imediata e integral, o registro de preços atua como um “compromisso de fornecimento futuro”.
Por meio de licitação — geralmente na modalidade pregão eletrônico, pelo critério de menor preço — a Administração seleciona fornecedores que ficam registrados em uma ata de registro de preços, válida por até 12 meses.
Durante esse período, os órgãos participantes podem realizar contratações conforme sua necessidade, obedecendo aos limites quantitativos e condições fixadas no edital e na ata.
Quando utilizar o registro de preços?
De acordo com o artigo 82, da nova Lei de Licitações, o SRP é indicado quando:
- Não for possível definir com exatidão a quantidade de bens ou serviços a serem contratados.
- Houver necessidade de contratações frequentes.
- For vantajosa a aquisição parcelada ao longo do tempo.
- For economicamente mais eficiente realizar uma única licitação para atender vários órgãos.
Além disso, o uso do SRP favorece ganhos de escala, padronização de compras e redução da burocracia nas contratações repetitivas.
Elementos obrigatórios no edital e na fase preparatória
A elaboração de um processo licitatório com vistas ao registro de preços exige atenção a diversos requisitos legais. A fase preparatória, conforme o artigo 18, da Lei nº 14.133/2021, deve contemplar:
- Estudo técnico preliminar;
- Termo de referência com descrição clara do objeto;
- Justificativa da contratação e forma de execução;
- Orçamento estimado detalhado;
- Minutas da ata de registro e do edital;
- Definição dos critérios de julgamento e forma de disputa.
Outro ponto crucial é a cotação prévia de preços, elemento essencial para a estimativa orçamentária e para garantir que a contratação respeite os princípios da vantajosidade e economicidade. A ausência dessa etapa pode comprometer a legalidade do certame.
Vantagens e cuidados na utilização do SRP
Entre as principais vantagens do registro de preços, destacam-se:
- Flexibilidade na contratação conforme a demanda;
- Redução de custos operacionais com licitações repetitivas;
- Melhoria no planejamento de gastos públicos;
- Rapidez na aquisição de bens e serviços em situações urgentes (como reposição de estoques).
No entanto, é preciso atenção redobrada com a gestão da ata, controle de validade, e o respeito aos limites quantitativos estabelecidos no edital.
Além disso, o fato de constar na ata não garante a contratação pelo órgão público — o fornecedor permanece em expectativa de contratação, sem vínculo obrigatório.
Participação de micro e pequenas empresas
A Lei Complementar nº 123/2006 assegura tratamento favorecido às microempresas e empresas de pequeno porte, inclusive em processos com registro de preços. Para tanto, devem ser observados os limites de contratação por item (até R$ 80 mil), conforme o art. 48, I, da referida norma.
Essa medida busca estimular a competitividade e a inclusão de pequenos empreendedores no mercado público, promovendo o desenvolvimento econômico regional.
Considerações finais
O registro de preços é uma ferramenta poderosa quando bem estruturado e utilizado com critério. Para garantir sua efetividade, o processo deve estar pautado em fundamentos técnicos, estudos prévios robustos e estrita observância aos dispositivos legais — especialmente os previstos na Lei nº 14.133/2021.
Trata-se, portanto, de um instrumento que alia planejamento, agilidade e racionalização das compras públicas, contribuindo para a modernização da gestão pública e o melhor uso dos recursos do Estado.
